Informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679
Versione aggiornata al 29 agosto 2026

1. Titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento è Amazing S.r.l., nella persona del legale rappresentante pro tempore.
Sede legale: Via Del Rotolo 44/46, 95126 Catania.
Sede operativa: Via Luigi Rizzo 21, 95131 Catania.
Partita IVA: 05344650873.
Telefono: +39 095 31 67 49.
E-mail: info@amazingsrl.it; per l’esercizio dei diritti: segreteria@amazingsrl.it.

2. Ambito di applicazione
La policy si applica ai dati raccolti attraverso il sito, i moduli online, le comunicazioni inviate agli indirizzi della Società e i collegamenti con le attività istituzionali e commerciali di Amazing S.r.l. Non disciplina i siti, le piattaforme o i servizi di terzi raggiungibili mediante link, rispetto ai quali gli utenti sono invitati a consultare le rispettive informative.

3. Categorie di dati trattati

3.1 Dati di navigazione
I sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento del sito acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio, dati la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli Internet. Possono rientrare in questa categoria indirizzi IP, nomi a dominio, URI delle risorse richieste, orario della richiesta, metodo utilizzato, codice di risposta, dimensione dei file e informazioni relative al sistema operativo e al browser.

3.2 Dati forniti volontariamente
L’invio facoltativo di messaggi, la compilazione dei moduli e la richiesta di informazioni comportano l’acquisizione dei dati di contatto del mittente e degli ulteriori dati inseriti nella comunicazione, quali nome, cognome, ente o società di appartenenza, ruolo, numero di telefono, indirizzo e-mail e informazioni relative al progetto o al servizio richiesto.

3.3 Dati relativi a eventi e iniziative
Quando il sito o pagine collegate consentono iscrizioni, accrediti o richieste di partecipazione, possono essere trattati dati identificativi e di contatto, ente di appartenenza, qualifica, preferenze organizzative, informazioni per badge e accessi, dati relativi a relatori, espositori, sponsor e delegazioni, nonché fotografie, registrazioni audio e video secondo le informative specifiche dell’evento.

3.4 Categorie particolari di dati
Amazing S.r.l. non richiede attraverso il sito categorie particolari di dati, salvo quando strettamente necessario per specifici servizi o iniziative, ad esempio per esigenze di accessibilità, sicurezza, salute o alimentazione. In tali casi i dati saranno raccolti nel rispetto dell’art. 9 GDPR, sulla base di una specifica condizione di liceità e con misure rafforzate di protezione. Gli utenti sono invitati a non inserire spontaneamente informazioni non necessarie nei campi liberi.

4. Finalità e basi giuridiche

4.1 Funzionamento e sicurezza del sito
I dati di navigazione sono trattati per consentire la consultazione del sito, garantirne sicurezza e continuità, prevenire abusi, individuare anomalie e accertare eventuali responsabilità in caso di reati informatici. La base giuridica è l’interesse legittimo del Titolare alla gestione sicura dei propri strumenti digitali, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f), GDPR, nonché l’adempimento di eventuali obblighi di legge.

4.2 Richieste di contatto, informazioni e preventivi
I dati sono trattati per rispondere alle richieste, fornire informazioni, predisporre preventivi, ricontattare l’utente e svolgere attività precontrattuali richieste dall’interessato. La base giuridica è l’esecuzione di misure precontrattuali o contrattuali, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b), GDPR.

4.3 Organizzazione e gestione degli eventi
I dati possono essere trattati per iscrizioni, accrediti, accessi, badge, comunicazioni di servizio, logistica, gestione di relatori, ospiti, espositori, sponsor, partner e partecipanti, nonché per adempiere agli obblighi amministrativi e di sicurezza connessi all’evento. Le basi giuridiche sono l’esecuzione del contratto o di misure precontrattuali, l’adempimento di obblighi legali e, ove pertinente, l’interesse legittimo all’organizzazione dell’iniziativa. Le finalità facoltative sono fondate sul consenso.

4.4 Adempimenti amministrativi, contabili e legali
I dati sono trattati per fatturazione, contabilità, gestione dei pagamenti, adempimenti fiscali, prevenzione delle frodi, tutela dei diritti e gestione del contenzioso. Le basi giuridiche sono l’adempimento di obblighi legali, l’esecuzione del contratto e l’interesse legittimo del Titolare alla tutela dei propri diritti.

4.5 Marketing e newsletter
Previo consenso specifico e facoltativo, Amazing S.r.l. può inviare tramite e-mail comunicazioni su attività, eventi, servizi e iniziative. Il mancato consenso non impedisce l’invio di richieste né la fruizione dei servizi richiesti. Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento utilizzando il collegamento presente nelle comunicazioni o scrivendo ai recapiti del Titolare. Nei limiti consentiti dall’art. 130, comma 4, del Codice Privacy, la Società può inviare ai propri clienti comunicazioni relative a servizi analoghi, ferma restando la possibilità di opposizione immediata.

4.6 Comunicazione dei dati a partner e attività di profilazione
L’eventuale comunicazione dei dati a partner per autonome finalità promozionali e l’eventuale profilazione delle preferenze sono effettuate solo previa informativa adeguata e acquisizione di consensi separati, quando richiesti. In assenza di tali consensi, i dati non saranno comunicati a terzi per loro finalità promozionali e non saranno utilizzati per creare profili commerciali individuali.

4.7 Fotografie, video e contenuti degli eventi
Nel corso degli eventi possono essere effettuate fotografie e riprese audio-video per documentazione, comunicazione e promozione delle iniziative. Le modalità, la base giuridica, i canali di diffusione e i tempi di conservazione sono descritti nell’informativa dell’evento. Per primi piani, interviste, testimonianze, contenuti promozionali individuali e immagini di minori saranno adottate garanzie specifiche e, quando necessario, acquisito il consenso o una liberatoria.

5. Natura del conferimento
Il conferimento dei dati contrassegnati come necessari è indispensabile per rispondere alle richieste o erogare il servizio. Il mancato conferimento può rendere impossibile dare seguito alla richiesta. Il conferimento per marketing, comunicazione a partner, profilazione e diffusione di immagini individuali è facoltativo e il rifiuto non produce conseguenze sulla possibilità di ottenere i servizi principali.

6. Modalità del trattamento e misure di sicurezza
Il trattamento avviene con strumenti cartacei, informatici e telematici, secondo principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, esattezza, limitazione della conservazione, integrità e riservatezza. Amazing S.r.l. adotta misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, comprese misure di controllo degli accessi, autenticazione, protezione dei dispositivi, backup, aggiornamento dei sistemi, riservatezza e formazione delle persone autorizzate.

7. Destinatari e soggetti che trattano i dati
I dati possono essere trattati da dipendenti e collaboratori autorizzati e comunicati, nei limiti delle rispettive funzioni, alle seguenti categorie di destinatari:
• fornitori di hosting, manutenzione, sicurezza informatica, posta elettronica e servizi cloud;
• web agency, gestori di piattaforme di registrazione, biglietteria, accredito, CRM e newsletter;
• location, service tecnici, fotografi, videomaker, streaming, hostess, sicurezza e fornitori logistici;
• consulenti amministrativi, fiscali, del lavoro, legali e assicurativi;
• partner, co-organizzatori, sponsor ed espositori, soltanto quando necessario per l’evento o sulla base di una specifica informativa e idonea base giuridica;
• autorità pubbliche, organi di controllo e altri soggetti cui la comunicazione sia richiesta dalla legge.
I fornitori che trattano dati per conto di Amazing S.r.l. sono designati responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR. Gli autonomi titolari trattano i dati secondo le proprie informative.

8. Trasferimenti verso Paesi terzi
Alcuni servizi informatici, cloud, social network o fornitori tecnologici possono comportare il trattamento di dati in Paesi esterni allo Spazio economico europeo. In tali casi Amazing S.r.l. verifica l’esistenza di una decisione di adeguatezza o adotta le garanzie previste dagli artt. 44 e seguenti GDPR, incluse le clausole contrattuali standard della Commissione europea e, quando necessario, misure supplementari. Ulteriori informazioni possono essere richieste al Titolare.

9. Tempi di conservazione
I dati sono conservati per il tempo necessario alle finalità indicate e successivamente cancellati o anonimizzati, salvo obblighi di legge o necessità di difesa. In particolare:
• dati tecnici e log di navigazione: di regola fino a 7 giorni, salvo esigenze di sicurezza, accertamento di illeciti o obblighi di legge;
• richieste di contatto non seguite da rapporto contrattuale: fino a 12 mesi dalla chiusura della richiesta;
• dati relativi a preventivi e trattative: fino a 24 mesi, salvo instaurazione del rapporto o contenzioso;
• dati contrattuali, amministrativi, fiscali e contabili: 10 anni o per il diverso termine imposto dalla normativa;
• dati organizzativi di eventi: di regola fino a 24 mesi dalla conclusione, salvo obblighi, contenzioso, archivio storico selezionato o diversa indicazione nell’informativa specifica;
• dati utilizzati per marketing: fino a 24 mesi dal consenso o dall’ultima interazione rilevante, ferma la revoca o l’opposizione anticipata;
• dati di profilazione, se attivata: fino a 12 mesi, salvo diverso termine adeguatamente motivato e comunicato;
• fotografie e video: per il periodo indicato nell’informativa o nella liberatoria dell’evento, secondo finalità, canale e ragionevoli aspettative degli interessati.

10. Cookie e altri strumenti di tracciamento
Il sito può utilizzare cookie tecnici necessari al funzionamento e, solo previa scelta dell’utente quando richiesto, strumenti di misurazione, funzionalità o marketing. Informazioni dettagliate su categorie, fornitori, durata, modalità di consenso e revoca sono contenute nella Cookie Policy e nel pannello di gestione delle preferenze disponibile sul sito. Gli strumenti non necessari non devono essere attivati prima del consenso.

11. Social network e contenuti di terzi
Il sito può contenere collegamenti ai profili social di Amazing S.r.l. o contenuti forniti da piattaforme esterne. L’interazione con tali servizi può comportare trattamenti da parte dei relativi gestori, anche al di fuori dello Spazio economico europeo. L’utente è invitato a consultare le informative delle piattaforme prima di utilizzarle. Ove tecnicamente possibile, i contenuti incorporati che comportano tracciamento sono attivati solo dopo la scelta dell’utente.

12. Minori
Il sito non è destinato direttamente a offrire servizi della società dell’informazione a minori di 14 anni. Quando eventi o iniziative coinvolgono scuole o minori, Amazing S.r.l. fornisce informative specifiche formulate in modo chiaro e acquisisce, quando necessario, l’autorizzazione degli esercenti la responsabilità genitoriale. Il consenso alla diffusione delle immagini dei minori è separato dalla partecipazione all’iniziativa e il suo rifiuto non impedisce la partecipazione.

13. Decisioni automatizzate
Amazing S.r.l. non adotta, attraverso il sito, decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente sull’utente. Qualora in futuro fossero introdotti processi di questo tipo, gli interessati riceveranno le informazioni richieste dagli artt. 13 e 22 GDPR.

14. Diritti degli interessati
L’interessato può esercitare, nei casi previsti, i diritti riconosciuti dagli artt. 15-22 GDPR:
• ottenere conferma dell’esistenza dei dati e accedervi;
• chiedere rettifica, aggiornamento o integrazione;
• ottenere cancellazione o limitazione del trattamento;
• opporsi al trattamento fondato sull’interesse legittimo e, in ogni momento, al marketing diretto;
• ricevere i dati in formato strutturato e trasmetterli ad altro titolare, quando applicabile;
• revocare il consenso senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente;
• non essere sottoposto a decisioni unicamente automatizzate nei casi previsti dall’art. 22 GDPR.
Le richieste possono essere inviate a segreteria@amazingsrl.it oppure a Amazing S.r.l., Via Luigi Rizzo 21, 95131 Catania. Il Titolare potrà chiedere informazioni necessarie a verificare l’identità del richiedente e risponderà nei termini previsti dall’art. 12 GDPR.

15. Reclamo all’Autorità di controllo
L’interessato che ritenga che il trattamento violi la normativa può proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, con sede in Piazza Venezia 11, 00187 Roma, secondo le modalità indicate nel sito https://www.garanteprivacy.it/, fatto salvo ogni altro ricorso amministrativo o giurisdizionale.

16. Aggiornamenti della policy
Amazing S.r.l. può modificare la presente policy per adeguarla a variazioni normative, organizzative o tecnologiche. La versione aggiornata è pubblicata su questa pagina con indicazione della data di revisione. Se le modifiche incidono significativamente sui trattamenti basati sul consenso, gli interessati saranno informati e, quando necessario, sarà richiesto un nuovo consenso.

Documento predisposto con il supporto consulenziale di E-olo S.r.l. – Consulenza, Compliance e Formazione.